Effizient und erfolgreich verhandeln: Tipps zur geschäftlichen Korrespondenz


Mittwoch, 23.11.2016

Egal ob es um Gehaltsverhandlungen, entscheidende Meetings mit potenziellen Geschäftspartnern oder das Expansionsvorhaben in den internationalen Markt geht:  Wer nicht in der Lage ist durch cleveres Verhandeln seine Zielvorstellungen durchzusetzen, muss mit Enttäuschungen rechnen. Um den Erfolg zu maximieren, gilt es die Business-Korrespondenz zu optimieren und mit einer sinnvollen Vorgehensweise effizient zu handeln. Dieser Ratgeber fasst wesentliche Tipps zusammen.

Kosten senken – Dienstreisen vermeiden

In zahlreichen Unternehmen ist es üblich für persönliche Verhandlungen mit Kunden und Geschäftspartnern zu verreisen. Die damit einhergehenden Unkosten sind nicht selten markant und belasten den unternehmerischen Erfolg finanziell deutlich. Statista  hat die Gesamtkosten für Geschäftsreisen in Unternehmen in Deutschland untersucht und die Ergebnisse online veröffentlicht. Demnach lagen die Reisekosten 2004 noch bei 44 Milliarden Euro, im Jahr 2015 waren es bereits 50,9 Milliarden Euro. Effizient und sinnvoll sind Geschäftsreisen oft nicht. Neben den Ausgaben für Transportmittel, Hotels und Verpflegung darf der zeitliche Faktor nicht vernachlässigt werden. Fach- und Führungskräfte, die für Verhandlungen verreisen, könnten die wertvolle Zeit, die für An- und Abreise benötigt wird wesentlich sinnvoller einsetzen. Wird statt eines persönlichen Treffens beispielsweise eine Telefonkonferenz bei telefonkonferenz.de, einem deutschen Dienst ohne Vertragsbindung und Reservierung, für Verhandlungen genutzt, können Betriebe viel Geld sparen. Neben den Reisekosten entfallen die zusätzlichen Personalkosten aufgrund der aufgewendeten Reisezeit. Ergänzend zu Telefonkonferenzen stehen Online-Meetings als Lösung zur Verfügung. Mit Videokonferenzen können Meetings darüber hinaus dank der Bildübertragung persönlicher gestaltet werden, was bei Verhandlungen durchaus nützlich sein kann, um die Verbindlichkeit zu verstärken.  

Anfängerfehler vermeiden

Die folgende Tabelle enthält typische Anfängerfehler, die bei Verhandlungen vermieden werden sollten:


VerteidigungsverhaltenWer schlecht vorbereitet ist, gerät schnell in die Rolle des Defensiven. Statt Forderungen mit stichfesten Argumenten durchzusetzen, wird sich notgedrungen verteidigt. Doch Rechtfertigungen sind bei Verhandlungen keine Lösung.
strong>InteressenkonfliktViele konzentrieren sich beim Verhandeln zu sehr auf die eigenen Interessen. Besser ist es gemeinsame Vorteile auszuarbeiten, um dem Gegenüber das gewünschte Ziel schmackhaft zu machen.
Ungeduld Wer bei Verhandlungen ungeduldig wird, riskiert einen negativen Ausgang des Gesprächs. Clevere bleiben offen für spontane Reaktionen und reagieren mit sorgfältig vorbereiten Fakten flexibel auf Gegenargumente.
LernresistenzVerhandeln lässt sich lernen. Wer das nicht erkennt und davon ausgeht Misserfolge seien unvermeidbar, darf keine Besserung erwarten.
Ziellosigkeit Häufig wird das eigentliche Ziel einer Verhandlung im Laufe dessen aus den Augen verloren. Faule Kompromisse sind dann das Ergebnis.

Verhandlungsgeschick beweisen
Damit Verhandlungen zum gewünschten Ziel führen, muss das Ziel erst einmal festgelegt werden. Im Idealfall geschieht dies im Voraus schriftlich. Verhandlungspartner sollten sich rechtzeitig Zeit nehmen und sich Gedanken über die Zielsetzung machen. Wie würde das perfekte Meeting ausgehen? Wie könnte der Gesprächspartner reagieren? Welche Reaktionen wären wünschenswert und wie lassen sich Kritikpunkte vorteilhaft lenken? Fragen, die es zu beantworten gilt.

Positiv wäre es außerdem, wenn Argumente zeitlich sinnvoll platziert werden. Dies gilt für Gehaltsverhandlungen gleichermaßen, wie für Gespräche über Investitionen in Exportvorhaben. Mit konkreten Argumenten, die zeitlich richtig in die Verhandlung eingebracht werden, können Verhandlungspartner erfolgreich beeinflusst werden. Die Argumente sollten logisch überzeugen und handfest sein. Zur Unterstützung des Gesagten, sind bei Videokonferenzen beziehungsweise persönlichen Gesprächen visuell aufbereitete Fakten nützlich. Während das bei Gehaltsverhandlungen zum Beispiel eine Darstellung der Steigerung der Arbeitsleistung sein kann, wären bei Gesprächen mit potenziellen Neukunden Grafiken zur betrieblichen Entwicklung und dem damit verbundenen Kundennutzen denkbar.

Einstieg angenehm gestalten

Bei einer Verhandlung geht es immer darum Forderungen durchzusetzen. Um die Chancen auf den optimalen Gesprächsausgang zu steigern, ist es ratsam die Verhandlung angenehm zu starten. Direkt zu Beginn mit der Tür ins Haus zu fallen, wäre keine gute Idee. Um niemanden zu überrumpeln, ist es gut eine Atmosphäre zu schaffen, die auch für den Gesprächspartner als angenehm empfunden wird. Möglicherweise kann das Gegenüber mit verbindlichen Vorschlägen milde gestimmt werden.

Nutzen unterstreichen

Forderungen lassen sich stets wesentlich effizienter durchsetzen, wenn Verhandlungspartner klar vor Augen geführt bekommen, welchen Nutzen sie von der Erfüllung der Wünsche hätten. Gelingt es die Vorteile für den Gesprächspartner klar darzustellen, ist das ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung. Die Vorzüge sollten deutlich hervorgehoben werden. Bringt der Vorgesetze, Kunde oder Geschäftspartner Bedenken ein, ist dies ein idealer Zeitpunkt für die Darstellung eines oder mehrerer Vorteile. Die vermeintlichen Nachteile verlieren durch diese gekonnte Vorgehensweise schnell an Kraft. Um den Nutzen einer Forderung möglichst erfolgreich darzulegen, ist es unverzichtbar sich vor dem Gespräch alle denkbaren Gegenargumente zu notieren. Nur so lassen sich passende Antworten vorbereiten.

Gut zuhören und authentisch bleiben

Blickkontakt und das Wiederholen von Fakten, die der Gesprächspartner einbringt, beweisen, dass zugehört wird und verstärken den Eindruck des hohen Interesses an der Verhandlung. Dies ist bereits die Grundlage für ein zielführendes Gespräch. Um erfolgreich aus der Verhandlung zu gehen, ist es wichtig sich selbst treu zu bleiben und authentisch zu sein. Wer versucht in eine Rolle zu schlüpfen, wird früher oder später wenig souverän wirken, sondern ins Stolpern geraten. Nur wer sich selbst sinnvoll präsentiert, kann glaubwürdig argumentieren.

Konjunktiv aus dem Wortschatz verbannen

Unsicherheiten in der Formulierung werden erkannt und als Unsicherheit ausgelegt. Der Konjunktiv, also Aussagen wie „Ich würde mich über mehr Gehalt freuen“ oder „wir könnten Investitionen anderweitig besser einsetzen“ hinterlassen einen unverbindlichen Eindruck. Besser sind Alternativen wie „ich kann“, „wir müssen“ oder „Es ist“. Ein Beispiel: Der Satz „Durch verstärkte Investition in den internationalen Markt werden wir unsere Umsätze in zwei Jahren konsequent ausbauen“ steht für mehr Nachdruck und Aussagekraft als „Durch verstärkte Investition in den internationalen Markt könnten wir unsere Umsätze in zwei Jahren konsequent ausbauen“. Nur durch das ersetzen des Konjunktivs wirken Sätze nicht unsicher, sondern verbindlich. Bei Verhandlungen eine elementare Kleinigkeit, die beim Argumentieren den entscheidenden Unterschied machen kann.

Die wichtigsten Tipps für erfolgreiches Verhandeln im Überblick:<

  • ausführlich vorbereiten

  • Ziele formulieren

  • aufmerksam und geduldig zuhören

  • zeitlich clever Gegenargumente bringen

  • Vorteile für Verhandlungspartner ausarbeiten

  • keinen Konjunktiv verwenden


Weitere Verhandlungstipps hat Business Insider Deutschland online zusammengefasst. 



Fotos: shooterple / delphinmedia / mhouge, pixabay.com